یکپارچگی کامل این محصول با نرم افزار Microsoft Dynamics 365 کمک می‌نماید تا همه ماهیت‌هایی که در کسب و کار نیاز به برنامه‌ریزی و تخصیص منابع جهت زمانبندی دارد به راحتی قابل تعریف و قابل استفاده باشد.
سیستم زمانبندی منابع
در تمامی سازمان‌ها اعم از بازرگانی، خدماتی و دولتی یکی از مسائل مهم برای بهبود عملکرد سازمانی، برنامه‌ریزی منابع و زمانبندی صحیح برای انجام کارها و فعالیت‌ها می‌باشد. اساسا وقتی صحبت از منبع می‌شود محدودیت را همراه خود خواهد داشت بنابراین امروزه استفاده بهینه و درست از منابع محدود سازمان امری اجتناب‌ناپذیر خواهد بود. یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌ها و مشکلات برای رسیدن به این نوع برنامه‌ریزی، وجود منابع مختلف درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، وجود انواع منابع شامل نیروهای انسانی، تجهیزات و امکانات، وجود تقویم‌های مختلف زمانی برای هر یک از این منابع و همچنین تخصص‌ها و نقش‌های هر یک از منابع در سازمان است.
همچنین در هر سازمانی بخش‌های مختلف از ماهیت‌های متفاوتی برای برنامه‌ریزی استفاده می‌نمایند. به طور مثال در بخش خدمات فنی سازمان‌ها نیاز است ماهیت‌های مختلفی از جمله پروژه مشتریان، خدمات دوره‌ای برای مشتری، درخواست تعمیرات، دوره‌های آموزشی، نصب و راه‌اندازی سامانه‌ها، جلسات و سایر موارد همگی در سازمان برنامه‌ریزی گردد که بعضا منابع انجام‌دهنده این موارد اشتراکی می‌باشد و برنامه‌ریزی و زمانبندی کارها را بسیار مشکل و طاقت‌فرسا می‌کند.
محصول سیستم زمانبندی منابع به همه سازمان‌ها کمک می‌نماید تا بتوانند انواع منابع، انواع نقش‌ها و تخصص‌ها را تعریف نمایند و در چندین سناریو برنامه‌ریزی و زمانبندی منابع را به صورت دستی یا از طریق دستیار زمانبندی انجام دهند. در همین راستا این محصول در تلاش است تا با استفاده از یک موتور زمانبندی، بهترین منابع را برای انجام کارها و فعالیت‌ها بر اساس شاخص‌هایی نظیر در دسترس بودن منابع بر اساس تقویم و روزهای کاری، مهارت‌ها، تخصص‌ها و نقش‌های منابع، بازه‌های زمانی قول داده شده به مشتریان و ذی‌نفعان و واحدهای سازمانی و مکان‌های جغرافیایی حضور مشتریان برنامه‌ریزی نماید.
یکی از مسائلی که معمولا در زمانبندی منابع و برنامه‌ریزی کارها وجود دارد سخت بودن استفاده از ابزارهای زمانبندی است که در این سیستم به واسطه استفاده از تابلو زمانبندی (Schedule Board) این امر به سهولت انجام می‌شود.
وجه تمایز سیستم زمانبندی منابع سامانه های مدیریت
-
قابلیت تعریف منابع مختلف در سیستم
می‌توان انواع مختلف از منابع شامل کاربران درون‌سازمانی، اشخاص، تجهیزات، امکانات، مخزن منابع و ... را تعریف نمود.
-
تخصیص نقش و مهارت به منابع
برای هر منبع امکان تعریف نقش و مهارت‌هایی که برخوردار است وجود خواهد داشت.
امکان افزودن سایر موجودیت‌ها به تقویم زمانبندی
یکی از دغدغه‌هایی که سازمان‌ها در استفاده از سیستم CRM دارند این است که بتوانند به غیر از جلسات و فعالیت خدماتی سایر ماهیت‌ها را نیز در تابلو زمانبندی داشته باشند. به واسطه سیستم زمانبندی منابع، این امکان فراهم است تا راهبران سیستم به راحتی سایر ماهیت‌های مورد نظر خود را به تقویم زمانی اضافه نمایند.
امکان تعریف منابع مختلف در سیستم
یکی دیگر از دغدغه‌های اساسی کسب و کارها این است که بتوانند انواع منابع را در سیستم تعریف نمایند و در فرآیندهای کسب و کار از آن استفاده نمایند. منظور از انواع منابع تعریف کاربران درون‌سازمانی، اشخاص، تجهیزات، امکانات، مخزن منابع و ... است. به طور مثال برخی از کسب و کارها برای زمانبندی فرآیند تعمیرات خود از منابع خارج از سازمان خود (Outsource) استفاده می‌نمایند که نیاز است در هنگام زمانبندی درخواست‌ها، تابلو زمانی این اشخاص را نیز داشته باشند. سیستم زمانبندی منابع این امکانات را به صورت کامل و با قابلیت تعریف ساعت کاری هر کدام از منابع فراهم می‌نماید.
امکان تخصیص نقش‌ها و مهارت‌ها
در فرآیند برنامه‌ریزی و زمانبندی منابع، یکی از نکاتی که معمولا بسیار حائز اهمیت است اطلاع از نقش‌های هر منبع و مهارت‌هایی است که هر منبع در اختیار دارد. در هنگام برنامه‌ریزی باید کارها و فعالیت‌ها به منابعی تخصیص داده شود که دارای مهارت لازم برای انجام کار باشند. لذا به واسطه این بخش از سیستم، به راحتی این امکان فراهم است که دستیار زمانبندی در هنگام برنامه‌ریزی این موارد را نیز در نظر بگیرد.
امکان تخصیص ساعات کاری و تعطیلات به تقویم
یکی از نیازمندی‌هایی که در هنگام برنامه‌ریزی بسیار حائز اهمیت است اطلاع از ساعات کاری هر منبع و تخصیص کار به منبعی است که در ساعت مشخص شده قابلیت انجام کار را داشته باشد. با تخصیص ساعات کاری به منابع، این امکان در این سامانه فراهم می‌گردد.
تنوع در درج انواع روش‌های زمانبندی
یکی از دیگر از نکات زمانبندی در کسب و کارها، روش انجام زمانبندی است. سهولت و کاربری ساده و در دسترس‌پذیری از جمله نکاتی است که به استفاده مؤثر کمک می‌نماید. لذا در این سیستم چندین روش زمانبندی اعم از روش انتخاب دستی، امکان Drag & Drop درخواست، استفاده از دستیار زمانبندی، استفاده از ساختار جست‌وجو و فیلترهای بسیار منعطف کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی به سهولت امکان‌پذیر باشد.
تابلوی زمانبندی کاربرپسند
یک تابلو زمانبندی کاربرپسند با استفاده از آیتم‌های بسیار زیاد نمای کلی از وضعیت هر سازمان را در اختیار همه پرسنل و مدیران قرار می‌دهد. این قابلیت‌ها عبارتند از نمایش فوریت (اولویت‌بندی) هر کار با استفاده از رنگ، نمایش وضعیت هر کار با استفاده از رنگ و آیکون، دستیارها و امکانات جست‌وجوی بسیار قوی در محیط تابلوی زمانبندی
امکانات توسعه و سفارشی‌سازی
یکی از ویژگی‌های منحصربه‌فردی که کمک می‌کند تا زمانبندی منابع برای هر سازمانی بیشتر قابل استفاده باشد امکانات توسعه‌پذیری و سفارشی‌سازی است. در این بخش راهبران سامانه‌ها قادر خواهند بود تا تابلو زمانبندی را توسعه دهند و نیازمندی‌های خاص منظوره خود را از حیث فرآیندی و حتی نحوه نمایش آیتم‌ها در تابلو زمانبندی را نیز سفارشی نمایند.
امکانات اطلاع‌رسانی
با استفاده از ساختار هشدار این امکان فراهم است تا برای هر درخواست رزرو شده، یک بازه زمانی هشدار در نظر گرفته شود و برای منبع مربوطه اطلاع‌رسانی لازم انجام گیرد. در محیط تابلوی زمانبندی نیز هشدارها به کاربران درگیر در فرآیند، اطلاع‌رسانی خواهد شد.
یکپارچه با محصول فارسی‌ساز و تقویم شمسی
سیستم زمانبندی منابع به صورت کاملا یکپارچه با محصول فارسی‌ساز و تقویم شمسی سامانه‌های مدیریت در ارتباط است.
