اگر اپلیکیشنی از اطلاعات گوگل کلندر استفاده نماید در همان اپلیکیشن نیز داده‌های جلسات درج شده و می‌توان اطلاعات جلسه را مشاهده نمود. در این صورت، کاربران این اپلیکیشن‌ها نیز با مراجعه به آن، متوجه جلسات برقرار شده خواهند شد.
سیستم یکپارچگی رویدادهای تقویم meetingSys
یکی دیگر از افزونه‌هایی که شرکت سامانه های مدیریت جهت مدیریت بهتر جلسات کاری و یادآوری رویدادها و فعالیت‌های ثبت شده در نرم افزار سی آر ام تولید کرده است سیستم مدیریت یکپارچگی تقویم meetingSys نام دارد.
تقویم گوگل، نرم افزاری است که برای مدیریت زمان توسط شرکت گوگل ایجاد شده که برای استفاده از آن نیازمند ایجاد یک حساب کاربری می‌باشید.
در این تقویم امکان تعریف چند تقویم، به اشتراک‌گذاری تقویم‌های مختلف، مشاهده تعطیلات رسمی، یادآوری وظایف (Task) و ... وجود خواهد داشت.
به دلایلی همچون یادآوری به اعضای جلسه (که ممکن است اعضای داخل شرکت یا شرکت‌کنندگان خارج از سازمان باشند)، یادآوری رویدادهای پرسنل، هماهنگی بیشتر جهت جلوگیری از هم‌پوشانی (overlap) جلسات و تخصیص درست و مدیریت بهتر منابع شرکت، سیستم یکپارچگی رویدادهای تقویم meetingSys در شرکت سامانه‌های مدیریت، طراحی و تولید شد.
در این سیستم، از طریق API با سرویس گوگل کلندر (Google Calendar) ارتباط برقرار می‌شود و بعد از هرگونه فعالیتی که بر روی رویدادهای سامانه CRM اعم از ایجاد، تغییر، حذف یا کنسل شدن جلسه صورت می‌گیرد، اطلاعات از CRM به سمت تقویم گوگل ارسال و به‌روزرسانی می‌شود.
بهره‌گیری از این سیستم می‌تواند مدیریت بهتر جلسات کاری و فعالیت‌های مدیران و پرسنل را دربرداشته باشد.
با استفاده از سیستم یکپارچگی رویدادهای تقویم meetingSys قادر خواهید بود تا فرآیندهای اطلاع‌رسانی سازمان خود را تکمیل کرده و ارتقا دهید تا بدینوسیله از ناهماهنگی‌ها و لغو جلسات جلوگیری به عمل آید.
وجه تمایز محصول
-
اطلاع‌رسانی به افراد خارج از سازمان
برای افراد شرکت‌کننده در جلسه که از خارج از سازمان هستند نیز فرآیند همگام‌سازی و به تبع آن، اعلام نوتیفیکیشن قبل از برقراری جلسه ارسال می‌شود.
-
همگام‌سازی انواع موجودیت‌های CRM
می‌توان فرایند اطلاع‌رسانی جلسات و رویدادهای تنظیم شده را برای انواع موجودیت‌های سامانه CRM یعنی سرنخ، کاربر، شخص و شرکت داشت.
استفاده از چند تقویم جداگانه
اگر به هر دلیلی در سازمان‌تان نیاز به چند تقویم داشته باشید (مثلا تقویم کاری واحدهای مختلف)، این تقویم‌ها به صورت جداگانه در سرویس گوگل کلندر ثبت شده و فرآیندهای همگام‌سازی آن‌ها صورت می‌پذیرد.
اطلاع‌رسانی به افراد خارج از سازمان
این قابلیت وجود دارد که برای افراد شرکت‌کننده در جلسه که از خارج از سازمان هستند نیز فرآیند همگام‌سازی و به تبع آن، اعلام نوتیفیکیشن قبل از برقراری جلسه ارسال شود.
همگام‌سازی انواع موجودیت‌های خدماتی
هم اکنون در نسخه یک این سیستم، دو نوع موجودیت جلسات (appointment) و فعالیت خدماتی (service activity) با تقویم گوگل یکپارچه می‌شوند ولی این امکان وجود دارد که انواع موجودیت‌های دیگر نیز در صورت نیاز، یکپارچه شوند.
امکان فعال و غیرفعال‌سازی انتخابی برای جلسات و افراد شرکت‌کننده
ساز و کار این سیستم به نحوی آماده شده است که برای هر شخص یا شرکت می‌توان تعیین نمود که آیا سینک به تقویم گوگل او برقرار شود یا خیر. این روال برای جلسات و فعالیت‌های خدماتی نیز مصداق دارد، به این معنی که در هنگام تنظیم این نوع جلسات می‌توان تعیین نمود که آیا یک جلسه خاص با تقویم گوگل سینک شود یا که خیر.
همگام‌سازی انواع موجودیت‌های CRM
در سیستم مدیریت یکپارچگی رویدادهای تقویم meetingSys می‌توان فرایند اطلاع‌رسانی جلسات و رویدادهای تنظیم شده را برای انواع موجودیت‌های سامانه CRM یعنی سرنخ (Lead)، کاربر (User)، شخص (Contact) و شرکت (Account) داشت.
پویایی (داینامیک بودن) تنظیمات اولیه
در بخش تنظیمات این سیستم گزینه‌ای وجود دارد که بتوان به‌ازای هر موجودیت مانند شخص (contact) تعیین نمود که چند فیلد از آن همگام‌سازی (Sync) گردد. مثلا اگر سه آدرس ایمیل از شخص وجود دارد، چه تعداد از این آدرس ایمیل‌ها را سینک کند.
درج جزئیات در لاگ
پس از تنظیم هر جلسه یا فعالیت خدماتی، جزئیات آخرین وضعیتی که فرآیند یکپارچگی در آن قرار دارد نشان داده خواهد شد و در صورت اعلام هشدار به کاربر، جلسه یا فعالیت خدماتی مورد نظر به آن لاگ ارتباط داده می‌شود که بعدا قابل پیگیری خواهد بود.
