سیستم مدیریت بازاریابی مبتنی بر ایمیل سامانه‌های مدیریت امکان برقراری ارتباط کاملا یکپارچه با سامانه قدرتمند MailChimp را فراهم می‌سازد. یکپارچگی کامل سیستم CRM و MailChimp امکان استفاده همزمان از مزایای این دو سامانه را برای کاربران فراهم می‌سازد.

راهکار بازاریابی مبتنی بر ایمیل سامانه های مدیریت با یکپارچگی کامل با Microsoft Dynamics CRM امکان مدیریت یکپارچه فعالیت‌های بازاریابی سازمان با سایر بخش‌های حوزه مدیریت ارتباط با مشتری فراهم می‌نماید.

همانطور که ذکر شد لیست‌های بازاریابی معرفی شده در کمپین بازاریابی ایمیلی عینا در داخل سامانه mailchimp درج خواهند شد. در هنگام همگام‌سازی لیست‌های بازاریابی ممکن است دو حالت رخ دهد. اگر ایمیل‌های وارد شده قبلا در سامانه mailchimp وجود داشته باشند، به‌روزرسانی خواهند شد (بدین معنی که اگر اطلاعات پروفایل سرنخ، شخص یا شرکت تغییری داشته باشند آخرین تغییرات در mailchimp اعمال خواهد شد.) در حالت دوم اگر ایمیل‌ها جدید باشند نسبت به لیست بازاریابی مربوطه در داخل mailchimp، برای آنها گروه ساخته خواهد شد و از این پس در آن گروه قرار می‌گیرند. نکته: برای بخش‌بندی ایمیل‌های وارد شده در لیست سامانه mailchimp از ماهیت گروه استفاده می‌شود.

امکان ارسال ایمیل هم در داخل سایت mailchimp و هم از طریق mailSys وجود خواهد داشت و در دو حالت می‌توان پاسخ‌های کمپین را وارد نرم افزار CRM نمود. الف) ارسال از طریق mailSys: در مواقعی که ارسال از طریق راهکار بازاریابی ایمیلی mailSys صورت می‌گیرد پس از ارسال ایمیل، می‌توان در بازه‌های زمانی دلخواه، پاسخ‌های ارائه شده از کمپین را به داخل محیط CRM انتقال داد. (این کار از طریق تغییر حالت‌های تعبیه شده در mailSys رخ می‌دهد.) ب) ارسال از طریق mailchimp: پس از ارسال ایمیل از طریق سامانه mailchimp، در محیط CRM کمپین مربوطه را ایجاد کرده و با توجه به یکپارچگی CRM و mailchimp می‌توان آن کمپین را به mailSys معرفی کرد تا فرآیند ارسال پاسخ‌های دریافت شده به محیط CRM آغاز گردد. نکته: بدیهیست که در هنگام انتقال پاسخ‌های دریافت شده به محیط CRM در هر دو حالت، تمامی انواع فعالیت‌ها به جز مورد باز نشده (not open) منتقل خواهد شد. برای جلوگیری از ایجاد خلل در آمار پاسخ‌ها، این حالت در هنگام بسته شدن کمپین انتقال داده خواهد شد.

آوردن تمامی پاسخ‌های داده شده به کمپین ارسالی اعم از باز شده (open)، کلیک شده (url action)، لغو اشتراک (unsubscribe)، گزارش شده (abuse report)، hard bounce (مانند اشتباه بودن آدرس ایمیل وارد شده، عدم وجود دامنه ایمیل وارد شده یا قادر نبودن mail server جهت پاسخگویی)، soft bounce (مانند پُر بودن mailbox مخاطب، آفلاین بودن mail server یا حجم زیاد ایمیل ارسالی) و باز نشده (not open). قسمت بسیار جالب افزونه mailSys، درج تمامی فعالیت‌های انجام شده توسط مخاطب بر روی پروفایل او در داخل نرم افزار CRM است. تمامی حالت‌های فوق (حتی اگر چند مورد هم باشند) توسط افزونه mailSys جزو فعالیت‌های سرنخ، شخص یا شرکت محسوب خواهند شد.

با توجه به وجود اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی افراد در داخل نرم افزار CRM، هنگام ارسال ایمیل می‌توان در داخل متن ایمیل یا در عنوان آن (Subject)، این اطلاعات را برای هر فرد ارسال کرد.

درست است که اگر مخاطب شما بر روی لینک ایمیل ارسالی کلیک نماید این اطلاعات داخل نرم افزار CRM آورده خواهد شد ولی در عین حال رفتار بعدی بر روی وب‌سایت شرکت مانند مدت زمان ماندگاری روی صفحه‌ای خاص، رجوع به صفحات دیگر و ... اطلاعات خوبی است که در صورت اطلاع از آنها می‌توان تصمیمات بهتری اتخاذ کرد. شما به راحتی و فقط با درج نام کمپین ارسالی در فرم mailSys می‌توانید پیگیری (tracking) این مورد را در داخل گوگل آنالیتیکز داشته باشید.

برای ارسال ایمیل، نیازمند ایجاد قالب ایمیل هستیم که در نهایت هم به صورت انتخاب قالب در mailSys و هم به صورت درج کدهای HTML در داخل mailSys این کار امکان‌پذیر خواهد بود. برای ساخت قالب ایمیل می‌توان از ابزارهای قدرتمند mailchimp بهره برد. با توجه به اینکه قالب ایمیلی که قرار است آماده شود ممکن است در سامانه‌های دیگر (سرویس‌های بازاریابی ایمیلی به جز mailchimp) ساخته شود یا اینکه توسط خود فرد آماده شده باشد یا شاید هم از طریق mailchimp ساخته شده باشد، این امکان فراهم شده است تا کد HTML تهیه شده در محیطی که در mailSys دیده شده است به راحتی کپی شود.

در داخل محیط mailSys می‌توان گزارشات متنوعی را داشت به این معنی که دیگر احتیاجی نیست تا به حساب کاربری mailchimp مراجعه شود چرا که در محیط mailSys تمامی این داده‌ها قابل رؤیت است. اطلاعات لحظه‌ای از آخرین وضعیت ایمیل‌ها در هر حالتی که باشند حتی مطلع شدن از تعداد ایمیل‌هایی که تا الان همگام‌سازی (Sync) شده‌اند نیز بخش دیگری از اطلاعات گرفته شده از mailchimp می‌باشد.

از لحظه شروع سرویس mailSys حتی اگر کمپین خاصی هم فعال نباشد، تمامی لاگ‌ها همراه با توضیحات فارسی در داخل نرم افزار CRM قابل مشاهده خواهد بود. به بیان دیگر در هر لحظه می‌توان متوجه شد که بر روی کدام کمپین، چه فعالیتی در حال انجام است. همچنین لاگ‌های مربوط به هر کمپین به صورت جداگانه قابل رؤیت خواهد بود.

در تنظیمات mailSys امکانی وجود دارد تا زمانبندی ارسال ایمیل‌ها، دریافت پاسخ‌ها و بسته شدن کمپین توسط کاربر تنظیم شود و قابل تغییر هم باشد.

پس از ارسال ایمیل‌ها به راحتی می‌توان رفتار ایمیلی مشتریان را بر روی پروفایلشان مشاهده کرد. این امکان باعث خواهد شد تا با توجه به رفتار صورت گرفته از مخاطب، فعالیت یا عملیات بعدی برای او برنامه‌ریزی شود. به عنوان مثال وقتی شما متوجه شوید که مخاطب مورد نظرتان اصلا ایمیل را باز نکرده است می‌توانید با استفاده از دیگر کانال‌های ارتباطی (تلگرام، پیامک و ...) به او یادآوری کنید که inbox ایمیل خود را چک کند. از طرفی نوع پاسخ دریافت شده اطلاعات مهمی را در اختیار ما خواهد گذاشت، مثلا پس از دریافت پاسخ‌ها و مشاهده فعالیت از نوع hard bounce روی پروفایل مشتری، متوجه خواهیم شد که احتمالا آدرس ایمیل وارد شده اشتباه است یا دلایل دیگر که در بخش مربوطه به آنها اشاره شد.

قابلیت ورود خودکار اطلاعات نرم افزار CRM به داخل سامانه mailchimp در بازه‌های زمانی دلخواه با توجه به لیست‌های بازاریابی آماده شده.

امکان ارسال ایمیل‌های نمونه و تستی قبل از ارسال ایمیل‌های نهایی.

امکان ارسال خودکار ایمیل‌های کمپین ارسالی در شبکه‌های اجتماعی مانند توئیت در توئیتر یا پست در فیسبوک یا اینستاگرام.