پوشش کامل چرخه درخواست‌های دانشجویان
برای هر یک از انواع درخواست‌های ارائه شده دانشجویان نیاز است که شروط جداگانه‌ای توسط نرم افزار بررسی شده و فرایند متفاوتی جهت انجام طی شود. انجام بسیاری از این امور یا بررسی پیش‌نیازهای مربوطه به صورت انسانی کاری بسیار زمان‌بر، هزینه‌زا و غیر بهینه است که با سیستماتیک کردن این فرایندها علاوه بر ارتقای سطح خدمات دانشگاه، امکان وضع سیاست‌های متعدد و پیاده‌سازی این موارد در سیستم دانشگاه برای مدیریت فراهم می‌شود. همچنین ایشان می‌توانند در هر لحظه با دریافت گزارشات یا مشاهده داشبوردهای متعدد، دید کلی و دقیقی نسبت به وضعیت امور در حوزه‌های مختلف به دست آورند.
به عنوان مثال دانشجویان در طول دوره تحصیل خود در مقاطع مختلف اقدام به ارائه درخواست صدور گواهی اشتغال به تحصیل می‌نمایند. در راهکار مدیریت ارتباط با مشتریان شرکت سامانه های مدیریت ایشان با مراجعه به پورتال دانشجویان می‌توانند اقدام به ثبت درخواست خود نموده و کلیه اطلاعات مورد نیاز جهت درج در گواهی صادر شده را تعیین نمایند. پس از ثبت درخواست، کلیه پیش‌نیازهای لازمه جهت صدور گواهی به صورت خودکار بررسی می‌شوند. به عنوان مثال، وضعیت نیم‌سال جاری دانشجو، تعداد واحدهای مانده دانشجو، وضعیت فراغت از تحصیل، میزان بدهی و ... بررسی می‌شوند و در هر مرحله در صورت نداشتن شرایط درخواست لغو و اطلاع‌رسانی‌های مربوطه به دانشجو به صورت خودکار از طریق کانال‌های مختلف ارتباطی، به عنوان مثال پیامک، تلگرام، پست الکترونیک یا پیام پورتال انجام خواهد شد. در صورتی که دانشجو شرایط لازم جهت صدور درخواست را داشته باشد به صورت خودکار و بر اساس قالب‌های نامه از پیش تعریف شده، نامه مربوط به گواهی اشتغال به تحصیل ساخته شده و در سیستم اتوماسیون اداری نیز ثبت و شماره نامه را دریافت خواهد نمود. همچنین امکان فکس یا ایمیل خودکار نامه آماده شده به دانشجو نیز وجود دارد.
نرم افزاری یکپارچه با سیستم آموزشی دانشگاه
قسمت بسیار مهمی از اطلاعات دانشجویان در سیستم آموزشی دانشگاه تشکیل می‌شود و نیاز است که در یک سیستم یکپارچه ارتباط با دانشجویان کلیه این اطلاعات به صورت به‌روز در اختیار باشد.
جهت انجام بسیاری از فرایندهای دانشجویان نیاز است که اطلاعات به‌روز شده‌ای در پورتال دانشجویان در اختیار ایشان قرار بگیرد که این مهم با انجام یکپارچگی بین سیستم آموزشی دانشگاه با نرم افزار مدیریت ارتباط با دانشجویان سریعا فراهم خواهد شد. با انجام این مهم و بسته به امکاناتی که سیستم آموزشی دانشگاه در اختیار قرار خواهد داد امکان خودکارسازی بسیاری از فرایندهای آموزشی در راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان شرکت سامانه های مدیریت وجود خواهد داشت.
تجربیات متعددی در این زمینه فراهم شده و عملیات مربوط به یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های آموزشی مورد استفاده در دانشگاه‌های ایران انجام شده است. در این مورد می‌توانید با واحد فروش سامانه های مدیریت در تماس بوده تا نسبت به امکان یکپارچه‌سازی با سیستم آموزشی دانشگاه خود اطمینان حاصل فرمائید.
نظرسنجی از دانشجویان و پایش نتایج
نظرسنجی یکی از محصولات بسیار انعطاف‌پذیر سامانه های مدیریت است. از آنجایی که معمولا نظرسنجی‌ها برای تعیین دقیق حوزه هدف با سؤالات متعدد همراه است بهترین رسانه جهت جمع‌آوری نظرات پورتال‌ها هستند. محصول نظرسنجی سامانه های مدیریت به پورتال مشتریان اضافه شده و راهبران سازمان می‌توانند پس از گذراندن دوره آموزشی راهبری پیشرفته اقدام به طراحی و انتشار نظرسنجی‌ها نمایند.
در سوی دیگر می‌توان از طریق بر اساس تک تک جواب‌های ارائه شده توسط دانشجویان به پرسشنامه‌ها اقدام به اجرای گردش کار نموده و فرایند مخصوصی را صدا زد. همچنین می‌توان آمار نظرسنجی‌های ثبت شده مربوطه را برای یک درس یا استاد خاص در لحظه از طرق مختلف مشاهده نمود.
در سوی دیگر مدیریت ارشد دانشگاه می‌تواند همواره به نتایج نظرسنجی‌ها از طریق داشبوردهای حاضر شده برای ایشان دسترسی داشته و نظرات را پایش نماید. همچنین مدیریت می‌تواند با استفاده از قابلیت‌های Drill Down داشبوردها خیلی سریع به اطلاعات مورد نظر خود با کلیک بر روی نمودارها دسترسی پیدا کند.
انعطاف‌پذیری و پویایی در حوزه فرایندهای دانشگاه
در هر سازمانی فرایندها همواره در معرض تغییر و بهبود قرار دارند و سازمان پویا سازمانی است که بتواند سریعا خود را با تغییرات جدید همراه سازد. در دانشگاه‌ها با توجه به تعدد و وسعت مخاطبان و همچنین مراودات بسیار گسترده ایشان نیاز به بستری جهت مدیریت فرایندهای سازمان وجود دارد. بستر محصول Microsoft CRM و راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان سامانه های مدیریت با توجه به امکانات بسیار گسترده در حوزه سفارشی‌سازی و همچنین شکل‌گیری اطلاعات کامل از دانشجو پاسخگوی این نیاز به بهترین شکل خواهد بود.
شما می‌توانید در نرم افزار SRM دانشگاه موجودیت‌ها، فرم‌ها، فیلدها و ... مختلف را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی و فقط با داشتن دانش تحلیل فرایند و گذراندن دوره‌های آموزشی راهبری سامانه های مدیریت ایجاد نموده و حتی این موارد را در پورتال دانشجویان قرار دهید. همچنین امکانات مربوط به گردش کار بسیار قدرتمند مایکروسافت پشتیبان شما جهت پیاده سازی دقیق فرایندها خواهد بود.
با این وجود شما می‌توانید همواره فرایندهای سازمان را نگهداری و در حوزه‌های مدنظر توسعه دهید.
نرم افزاری یکپارچه با سایر نرم افزارهای دانشگاه
با توجه به اینکه راهکار مدیریت ارتباط با دانشجویان شرکت سامانه های مدیریت بر بستر نرم افزار مایکروسافت CRM بنا شده است، امکان یکپارچه سازی این راهکار با سایر نرم افزارهای استاندارد وجود دارد. مایکروسافت CRM از کانال‌های ارتباطی متعددی امکان ایجاد این ارتباط و یکپارچگی را فراهم می‌کند که با توجه به دانش تیم فنی شرکت سامانه های مدیریت نمونه‌های موفق بسیار زیادی امروزه در این مورد وجود دارد.
برای مثال امکان یکپارچه نمودن نرم افزار مدیریت ارتباط با دانشجویان با نرم افزار اتوماسیون اداری وجود دارد. با انجام این یکپارچگی و همچنین استفاده از قابلیت‌های سیستم docSys سامانه های مدیریت امکان تولید خودکار مستند یا نامه و ثبت آن در سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد. با انجام این مهم بسیاری از فرایندهای سازمان می‌تواند به گونه مؤثرتری انجام شود و همچنین پروفایل کامل‌تر و یکپارچه‌ای از مخاطبان در SRM تشکیل شود.
بررسی امکان یکپارچه‌سازی با سایر نرم افزارهای دانشگاه در صورت درخواست نیز قابل انجام است و در صورت تأیید تیم فنی سامانه های مدیریت این مهم به صورت سفارشی انجام خواهد شد.
پروفایلی کامل و یکپارچه از همه اطلاعات دانشجویان
دسترسی به پروفایلی کامل از مخاطبان بر اساس سیاست‌های امنیتی سازمان همواره یکی از عناصر بسیار مهم در هر نرم افزار CRM است. در نرم افزار CRM سامانه های مدیریت شما قادر خواهید بود که به کلیه فعالیت‌های انجام شده با دانشجویان با جزئیات دسترسی پیدا کنید. این فعالیت‌ها در صورت بهره‌مندی شما از محصولات callSys، smSys و ... به صورت خودکار ایجاد و وارد پروفایل دانشجو می‌شوند.
همچنین شما می‌توانید سابقه تحصیلی دانشجو را به صورت کامل (در صورت وجود دسترسی) مشاهده نموده و کلیه درخواست‌های ثبت شده ایشان و سوابق مربوطه را مشاهده و پیگیری نمایید. کلیه این اطلاعات در قالب‌های متنوع از قبیل فرم‌ها، نماها، گزارشات، نمودارها و داشبوردها قابل دسترس خواهد بود. همچنین امکانات بسیار قدرتمند و گسترده در حوزه امنیت و دسترسی به اطلاعات نیز بر روی تک تک موجودیت‌ها یا حتی فیلدهای اطلاعاتی جهت اطمینان از صحت گردش اطلاعات در سطح دانشگاه در سیستم قابل تعریف است.
پروفایل مخاطبان با علم به اینکه هر سازمان ممکن است اطلاعات خاص منظوره‌ای از مخاطبان خود را داشته باشد به صورت کامل انعطاف‌پذیر بوده و با امکاناتی نظیر اضافه نمودن انواع فیلدهای اطلاعاتی و برقراری روابط با موجودیت‌های جدید همواره پروفایل کاملی را از مخاطب در اختیار داشته باشید.
کلیه اطلاعات در قالب‌های متنوع در دسترس شماست
نرم افزار CRM دانشگاهی سامانه های مدیریت با تکیه بر قابلیت‌های بستر خود امکان ارائه انواع مختلف نماها، نمودارها، داشبوردها و گزارشات را در اختیار شما قرار می‌دهد. این محیط که کاملا به صورت wizard امکان طراحی را در اختیار قرار می‌دهد برای کلیه کاربران سازمان در صورت داشتن دسترسی‌های مربوطه قابل دسترس خواهد بود. کاربران می‌توانند برای خود نماهای شخصی بسازند، بر روی اطلاعاتی که مشاهده می‌نمایند نمودار بسازند و این موارد را با یکدیگر به اشتراک نیز بگذارند. همچنین می‌توانند ترکیب‌های مختلفی از نماها و نمودارها را برای خود در قالب داشبورد فراهم آورده و همواره جهت مدیریت بهتر امور خود پایش نمایند.
مدیران دانشگاه نیز در سطحی بالاتر بر روی کلیه اطلاعات مربوطه می‌توانند به داشبوردهای سیستم دسترسی داشته و همواره اطلاعات عملکردی مجموعه را پایش نمایند. به عنوان مثال می‌توانند به آمار درخواست‌های روزانه دسترسی داشته باشند یا آمار تماس را در هر بخش به صورت جداگانه در نموداری دیگر مشاهده نمایند. همچنین می‌توانند با استفاده از امکانات Drill Down نمودارها بر روی نمودار مورد نظر کلیک کرده و بر اساس فیلد اطلاعاتی خاصی اطلاعات را فیلتر نمایند.
یکی دیگر از نمودارهایی که معمولا کاربرد زیادی دارد و مدیریت صحیح آن تأثیر بسیار مثبتی را بر روی عملکرد کارشناسان خواهد داشت، استفاده از مدیریت اهداف است. افراد دارای دسترسی می‌توانند در سیستم برای موارد و شاخص‌های گوناگون هدف تعریف کرده و وضعیت پیشرفت اهداف را در هر لحظه پیگیری نمایند. این مهم در کنار سایر امکانات مدیریت وظایف امکان ارتقای سطح خدمت‌رسانی دانشگاه و کسب استانداردهای مختلف را فراهم می‌آورد.
