لیست‌های بازاریابی در نرم افزار Microsoft Dynamics CRM
دراین مقاله می‌آموزید که چگونه:
✔ یک لیست بازاریابی ایستا در نرم افزار CRM مایکروسافت بسازید.
✔ با استفاده ازیک جستجو، اعضائی را به یک لیست بازاریابی اضافه کنید.
✔ با استفاده از جست‌وجوی پیشرفته، اعضائی را به لیست بازاریابی در نرم افزار CRM اضافه نمایید.
✔ با استفاده از جست‌وجو یپیشرفته، اعضائی را از یک لیست بازاریابی حذف نمایید.
سازمان‌ها متکی به برقراری ارتباط موثر با مشتریان و مشتریان احتمالی می‌باشند. بازاریابی معمولا به فرایندی اطلاق می‌شود که به واسطه آن، سازمان‌ها ارتباطات و مکانیزم‌هایی را ایجاد می‌کنند تا مشتریان را توجیه کنند که محصولات و خدمات آن‌ها را خریداری نمایند. در بازاریابی اغلب از کانال‌های ارتباطی متعددی برای برقراری ارتباط با مشتریان و مشتریان احتمالی استفاده می‌شود؛ از جمله پست مستقیم، پست الکترونیکی، سمینارها، ملاقات‌های حضوری (Appointment)، برنامه‌های توسعه یافته و تماس‌های تلفنی. شرکت‌ها برای اینکه بهتر بتوانند درباره مزایای محصولات و خدمات خود با افراد مورد نظر صحبت کنند، از لیست‌هایی از مشتریان و مشتریان احتمالی استفاده می‌کنند.
متخصصان بازاریابی می‌توانند از نرم افزار CRM برای اجرای راهکارهای بازاریابی و لیست‌های مشتری که مبتنی بر سیاست‌های بخش‌بندی بازار سازمان ایجاد شده‌اند، استفاده نمایند. لیست‌های بازاریابی، گروه‌هایی از شرکت‌ها (Acconts)، اشخاص (Contacts) و سرنخ‌ها (Leads) می‌باشند که می‌توان از آن‌ها در کمپین‌های بازاریابی و اهداف مختلف کاری دیگر استفاده نمود.
در این مقاله می‌آموزید که چگونه با استفاده از نرم افزار مایکروسافت داینامیک CRM، لیست بازاریابی ایستا و پویا بسازید، اعضای لیست را مدیریت نمایید و یک سند ادغام نامه (Mail Merge) ایجادکنید که شامل داده‌های اعضای لیست بازاریابی باشد.
نکته1: تصاویر استفاده شده در این مقاله، منعکس کننده نام‌های پیش‌فرض فرم‌ها و فیلدهای موجود در Microsoft Dynamics CRM می‌باشند. از آنجا که این نرم افزار، قابلیت‌های سفارشی‌سازی گسترده‌ای را ارائه می‌دهد، ممکن است برخی از فیلدها یا انواع رکورد، در محیط Microsoft Dynamics CRM شما، با ورژن‌های دیگری موجود باشد.
ایجاد یک لیست بازاریابی ایستا:
ارزش حقیقی یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، به کیفیت داده‌های آن بستگی دارد. لیست‌های بازاریابی، مکانیزم مناسبی را برای گروه‌بندی رکوردهای شرکت، شخص و سرنخ فراهم می‌آورند. قبل از افزودن اعضاء به یک لیست، ابتدا باید خود لیست را تعریف کرد. Microsoft Dynamics CRM به طور پیش فرض از شما می‌خواهد که نامی را برای لیست وارد کنید و نوع لیست بازاریابی و نوع عضو را تعیین نمایید. نوع لیست بازاریابی، یا پویا (Dynamic) است یا ایستا (Static) نوع عضو، یا شرکت است یا شخص یا سرنخ. هر لیست می‌تواند فقط یک نوع عضو داشته باشد. اطلاعات بیشتر مانند منبع، هزینه و هدف لیست را می‌توان به دست آورد. در ضمن می‌توانید با پیکربندی خصوصیات سفارشی، تعریف بیشتری را از لیست خود ارائه نمایید.
تمرین اول:
- در این تمرین شما یک لیست بازاریابی ایستا ازاشخاص مشتری که در تهران ساکن می‌باشند، ایجاد خواهید کرد.
در ناحیه "بازاریابی"، روی "لیست‌های بازاریابی" کلیک کنید.
-دکمه جدید را کلیک کنید تا فرم لیست بازاریابی باز شود.
- در فیلد نام، "مشتریان حقیقی شهرتهران" را وارد کنید. در فیلد نوع عضو، شخص را انتخاب کنید. فیلد نوع را به همان صورت Static باقی بگذارید.
نکته 2: بعد از ذخیره کردن لیست بازاریابی نمی‌توان عضو و نوع اصلی را تغییر داد. اگر می‌خواهید محصولات خود را هم به مشتریان و هم به مشتریان احتمالی عرضه کنید باید لیست‌های بازاریابی متعددی را ایجاد نمایید.
نکته 3: خصوصیت "قفل شده" (Locked) باعث می‌شود که هیچ فردی نتواند اعضائی را به لیست شما اضافه یا از آن حذف نماید. تا وقتی که اعضای دلخواه خود را به لیست خود اضافه نکرده‌اید، بگذارید تنظیم این خصوصیت روی "خیر" باقی بماند.
-دکمه"ذخیره و بستن" (Save & Close) را کلیک کنید.
افزودن اعضاء به یک لیست بازاریابی با استفاده از یک جستجو:
هدف اصلی لیست بازاریابی، وابسته کردن اعضای متعدد لیست، به منظور استفاده در یک یا چند کمپین بازاریابی است. پس از ذخیره کردن لیست بازاریابی، باید اعضای لیست را به آن اضافه کنید. نرم افزار CRM مایکروسافت چند روش برای افزودن اعضاء به لیست بازاریابی، ارائه می‌دهد. شما می‌توانید هر عضو را به طور مجزا اضافه کنید و یا با استفاده از ویژگی جست‌وجوی پیشرفته در نرم افزار مایکروسافت سی آر ام، چندین عضو لیست را که دارای علاقه یا خصوصیت متعارف مشترکی می‌باشند اضافه نمایید.
ساده‌ترین شیوه اضافه کردن اعضاء به یک لیست، اضافه کردن آن‌ها به طور مجزا و با استفاده از یک جست‌وجو می‌باشد. با توجه به اینکه هر عضو را به صورت صریح انتخاب می‌کند، بالاترین سطح کنترل را در لیست خود دارید. علاوه براین استفاده از جست‌وجو، این امکان را برای شما فراهم می‌آورد که لیستی از رکوردهایی را ایجاد نمایید که داده‌های متعارف مشترکی ندارند، کاری که نمی‌توان با استفاده از جست‌وجوی پیشرفته انجام داد.
تمرین دوم:
-در این تمرین، با استفاده از روش جست‌وجوی استاندارد، اعضا را به صورت تک به تک به یک لیست بازاریابی موجود، اضافه خواهید کرد.
-در ماژول "بازاریابی"، روی "لیست‌های بازاریابی" کلیک کنید.
-لیست بازاریابی "مشتریان حقیقی شهر تهران" را که در بخش قبلی ایجاد نمودید، باز نمایید.
-در چهارچوب پیمایش موجودیت، "اعضای لیست بازاریابی" را باز کنید تا امکان افزودن اعضای جدید را به لیست بازاریابی فراهم نمایید.
-دکمه "مدیریت اعضا" را کلیک کنید تا کادر محاوره "مدیریت اعضا" راه اندازی شود.
نکته 4: اگر دکمه "مدیریت اعضا" را نمی‌بینید، بررسی کنید که لیست را قفل نکرده باشید. اگر یک لیست بازاریابی را قفل نمایید نخواهید توانست عضوی را به آن اضافه یا از آن حذف کنید.
- در کادر محاوره "مدیریت اعضا"، "استفاده از جست‌وجو برای افزودن اعضا" را کلیک نمایید.
-"موافق" را کلیک کنید تا کادر محاوره "مدیریت اعضا" بسته شود.
- با بسته شدن کادر محاوره مدیریت اعضا، کادر محاور "جست‌وجوی رکوردها" باز می‌شود.
- در کادر محاوره جست‌وجوی رکوردها، فیلد "جستجوی" به طور خودکار با نوع عضو تعیین شده برای لیست بازاریابی تنظیم می‌شود. یک یا چند رکورد را انتخاب و برای افزودن آن‌ها به لیست "رکوردهای انتخاب شده"، "افزودن" را کلیک نمایید.
- پس از انتخاب کامل رکوردهایی که می‌خواهید اضافه نمایید، "موافق" را کلیک کنید. رکوردها به لیست بازاریابی اضافه شده و سپس کادر محاوره جست‌وجوی رکوردها" بسته خواهد شد.
افزودن اعضاء به یک لیست با استفاده از جستجوی پیشرفته
بیشتر اعضای لیست بازاریابی، ویژگی‌هایی دارند که آن‌ها را به دیگر اعضای موجود در لیست مرتبط می‌سازد؛ برای مثال، یک لیست می‌تواند فقط شامل اشخاصی باشد که دارای وضعیت مشتری دارای اولویت می‌باشند. ویژگی جستجوی پیشرفته، این امکان را برای شما فراهم می‌نماید تا به راحتی رکوردهایی را جست‌وجو کنید که در خصوصیت خاصی مشترک هستند و بدین وسیله خواهید توانست همه آن‌ها یا مجموعه انتخاب شده‌ای از نتایج پرس‌وجو را به عنوان اعضا به لیست بازاریابی خود اضافه نمایید.
تمرین سوم:
-در این تمرین، تمام اشخاص فعال که فیلد وب سایت شرکت آن‌ها شامل داده است را به عنوان اعضای لیست بازاریابی "مشتریان حقیقی شهر تهران" که در بخش قبل ایجاد کرده‌اید، اضافه خواهید کرد.
نکته5: نرم افزار Microsoft Dynamics CRM اعضای تکراری را به یک لیست اضافه نخواهد کرد. اگر نتایج پرس‌وجوی شما دارای رکوردی است که از قبل در لیست بازاریابی موجود است، نرم افزار مایکروسافت CRM از رکورد تکراری چشم پوشی خواهد کرد.
-در ناحیه "بازاریابی"، "لیست بازاریابی" را کلیک کنید.
-لیست بازاریابی "مشتریان حقیقی شهر تهران" را که در تمرین اول ایجاد نمودهاید، باز نمایید.
-در چارچوب پیمایش موجودیت، برای مشاهده اعضای لیست،"اعضای لیست بازاریابی" را کلیک کنید.
-دکمه "مدیریت اعضا" را کلیک کنید تا کادر محاوره "مدیریت اعضا" راه اندازی شود.
-در کادر محاوره" مدیریت اعضا "،"استفاده از جستجوی پیشرفته برای افزودن اعضا" را کلیک نمایید.
-"موافق" را کلیک کنید. در کادر محاوره "افزودن اعضا"، پرس‌وجوی خود را تنظیم کنید تا بتوانید اشخاص را به صورتی که در تصویر زیر می‌بینید، جستجو نمایید.
نکته 6: اگر هیچ رکورد شخصی برای شما برگردانده نشد، معیارهای دیگری را وارد کنید تا اطمینان حاصل نمایید که جست‌وجوی شما، نتایجی را در پی دارد.
نکته 7: جست‌وجوی پیشرفته خود را ذخیره کنید تا در آینده بتوانید در اسرع وقت اعضای بیشتری را اضافه نمایید.
•"یافتن" را کلیک کنید و سپس بررسی نمایید که حداقل یک شخص در قسمت نتایج یافت شده باشد. سپس، در قسمت پایین نمای نتایج، "افزودن تمام اعضایی که در جواب جست‌وجو لیست بازاریابی، برگردانده می‌شود" را کلیک نمایید.
- برای اضافه کردن تمام اشخاص حاصل از جست‌وجو به لیست بازاریابی، گزینه "افزودن به لیست بازاریابی" را کلیک کنید.
حذف اعضاء از یک لیست بازاریابی با استفاده از جستجوی پیشرفته:
اعضای اضافه شده به لیست بازاریابی، مادامی که شما آن‌ها را به صورت دستی حذف ننمودهاید در لیست باقی خواهند ماند. همان طور که عضوهایی را به یک لیست اضافه می‌کنید، می‌توانید یکی یکی آن‌ها را حذف کنید یا با استفاده از ویژگی جست‌وجوی پیشرفته، با استفاده از یک یا چند ویژگی مشترک یک گروه از اعضاء را حذف نمایید. با استفاده از پرس‌وجوی جست‌وجوی پیشرفته این امکان را خواهید داشت تا سریعا چندین عضو را براساس معیارهای انتخاب مشترک حذف نمایید.
تمرین چهارم:
- در این تمرین، با استفاده از پرس‌وجوی جست‌وجوی پیشرفته اشخاصی که وضعیت شرکت آن‌ها غیرفعال است را از لیست بازاریابی "مشتریان حقیقی شهر تهران" حذف خواهید کرد.
نکته 8: با این کار رکوردهای اصلی پاک نخواهند شد بلکه فقط رکوردها از لیست بازاریابی موجود حذف می‌شوند. برای لغو این تغییر، باید دوباره اعضاء را به لیست بازاریابی خود اضافه نمایید.
-در ماژول بازاریابی نرم افزار مایکروسافت داینامیک سی آر ام، "لیست‌های بازاریابی" را کلیک کنید.
-لیست بازاریابی "مشتریان حقیقی شهر تهران" را که در ابتدای این فصل ایجاد نمودید، دوبار کلیک نمایید.
-در چارچوب پیمایش موجودیت، "اعضای لیست بازاریابی" را کلیک کنید
-دکمه "مدیریت اعضا" را کلیک کنید تا کادر محاوره" مدیریت اعضا "راه اندازی شود.
-"استفاده از جستجوی پیشرفته برای حذف اعضا" را کلیک کنید.
-"موافق" را کلیک نمایید و سپس در کادر محاوره "حذف اعضا" ، پرس‌وجویی را ایجاد کنید تا بررسی کند فیلد "وضعیت" مربوط به شرکت‌ها برابر غیرفعال باشد.
- برای اجرای جستجو، "یافتن" را کلیک کنید.
نکته 9: اگر هیچ شخصی در لیست شما قرار نگرفت، از معیارهای جست‌وجوی دیگری استفاده نمایید تا اطمینان حاصل کنید که در نتایج پرس‌وجوی شما حداقل یک رکورد شخص وجود دارد. اگر هیچ رکوردی پیدا نشود و شما دکمه "حذف از لیست بازاریابی" را کلیک کنید یک خطا دریافت خواهید کرد.
- بررسی کنید که حداقل یک شخص در نتایج وجود داشته باشد. سپس در قسمت پایین نمای نتایج، روی "حذف تمام اعضایی که به عنوان جواب جست‌وجو در لیست بازاریابی برگردانده شده است" کلیک نمایید.
- برای حذف اشخاص جستجو شده از لیست بازاریابی،"حذف از لیست بازاریابی" را کلیک کنید.
منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت