سیستم تدارکات سامانه‌های مدیریت با نرم افزارهای تخصصی انبارداری یکپارچه شده و به ردوبدل داده‌ها به آنها می‌پردازد بدین صورت که اسناد مربوط به انواع حواله‌های ورودی و خروجی انبار، سفارشات ثبت شده و ... به صورت خودکار در نرم افزار انبار صادر می‌شود.
نرم افزار مدیریت تدارکات
نرم افزار مدیریت تدارکات ، فرایندهای مربوط به درخواستها، سفارشات، انبار و حسابداری شرکت و ارتباط بین آنها را مدیریت میکند.
در سیستم تدارکات سامانه های مدیریت مواردی از جمله مدیریت درخواستهای خرید (امکان ثبت درخواست خرید توسط افراد دارای دسترسی ثبت درخواست خرید در سیستم، امکان ثبت شناسه به درخواستهای خرید ثبت شده به منظور پیگیری، امکان ثبت محصول و تعداد مورد نیاز محصول بر روی هر درخواست خرید، امکان ثبت تاریخ مورد نیاز برای دریافت محصول توسط واحد ثبت‌کننده بر روی هر درخواست خرید)، مدیریت سفارش خرید (امکان ثبت اطلاعات تأمینکنندگان در سیستم و برقراری ارتباط با آنها از طریق سیستم تعاملی، امکان سفارشگذاری برای خرید اقلام توسط واحد بازرگانی، امکان اتصال چند درخواست خرید به سفارشات خرید به منظور مدیریت سفارشات، امکان ثبت اقلام مورد نیاز در هر سفارش و تعداد سفارشگذاری شده و امکان ثبت تاریخ پیش بینی از ورود اقلام سفارش به انبار) و مدیریت چرخه سفارش خرید (امکان ثبت فعالیت‌های مختلف بر روی سفارش خرید از مرحله دریافت پیش فاکتور از تولیدکننده تا ورود کالا به انبار)، امکان ثبت وضعیت بر روی هر سفارش (دریافت پیش فاکتور از تأمینکننده، تأیید پیش فاکتور، صدور دستور پرداخت، ارسال سوئیفت، هماهنگی با شرکت حمل، معرفی شرکت حمل به فروشنده، ارسال کالا به گمرک، اعلامیه ورود، ترخیص کالا، خروج از گمرک، درب خروج و در راه)، امکان ثبت آلارم در وضعیت‌های مختلف هر سفارش خرید (امکان ارسال ایمیل و پیامک در وضعیت‌های مورد نیاز هر سفارش خرید به مدیران سازمان و مشتری و امکان ثبت فعالیت‌های مربوط به هر وضعیت سفارش خرید و عطف نمودن آن فعالیت به سفارش خرید مربوطه) انجام می‌شود.
وجه تمایز نرم افزار مدیریت تدارکات سامانه های مدیریت
-
مدیریت سفارشات و درخواستها
به وسیله این راهکار سفارشات و درخواستهای واحدهای مختلف سازمان در نرم افزار سی آر ام مدیریت می‌شود.
-
یکپارچگی با سیستم‌های انبارداری و حسابداری
در این راهکار، سامانه CRM با نرم افزارهای انبارداری و حسابداری یکپارچه خواهد شد که مزایای آن در ادامه ذکر خواهد شد.
امکان عطف نمودن حواله‌های ورود کالا به هر سفارش خرید
به ازای هر سفارش خرید انجام شده، حواله‌های ورود کالا به انبار صادر می‌شوند که می‌توان آنها را به سفارششان عطف نمود.
امکان گزارش گیری از وضعیت سفارش‌های خرید و فعالیت‌های انجام شده در هر وضعیت
یکپارچگی طولی و عرضی لایه تعاملی و عملیاتی CRM این امکان را فراهم میکند تا بتوان گزارشات مفصل و متعددی را از آن استخراج نمود.
امکان ثبت قیمت خرید هر کالا در هر سفارش خرید
برای سفارشات ثبت شده در سامانه، این امکان وجود خواهد داشت تا قیمت آن را تعیین نمایند.
امکان محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده در یک سفارش خرید
سفارشات خرید انجام شده ممکن است هزینه‌های جانبی داشته باشند، در سیستم تدارکات این نوع هرینه‌ها نیز در قیمت تمام شده کالای خریداری شده لحاظ خواهد شد.
قابلیت ثبت اطلاعات حمل کالا و ثبت هزینه‌های مختلف و اسناد حسابداری مرتبط با آن در سیستم حسابداری
هزینه‌های مختلف بر روی کالای خریداری شده مانند هزینه حمل، هزینه انبارداری و ... در سامانه درج شده و به صورت خودکار به نرم افزار حسابداری انتقال می‌یابد.
امکان رهگیری هر سفارش خرید از لحظه ثبت درخواست تا لحظه ورود کالا به انبار
با توجه به سیاست‌های داخلی هر شرکت این امکان وجود خواهد داشت تا تمامی مراحل انجام کار در سامانه سی آر ام قابل رؤیت و پیگیری باشد.
امکان ارتباط با سیستم حسابداری به منظور ثبت اسناد حسابداری مربوط به سیستم خرید و تدارکات
در سیستم تدارکات سامانه‌های مدیریت، بین سیستم‌های حسابداری و سامانه سی آر ام، یکپارچگی برقرار خواهد شد تا اسناد مربوط به فرایندهای خرید و تدارکات به صورت خودکار در سیستم حسابداری درج شود و نیاز به دوباره کاری نباشد.
