نرم افزارها و ابزارهایی مفید برای دورکاری

در مقاله چالش های دورکاری؛ نکاتی برای مدیران و کارکنان، به مبحث دورکاری و بررسی ابعاد مختلف آن، پرداخته شد. برای فراهم آوردن بستر کارآمد دورکاری، نیازمند استفاده از نرم افزارها و راهکارهای تعاملی با تکیه بر فناوری اطلاعات خواهیم بود. به همین دلیل، در این مقاله قصد داریم تا با برخی از پُر کاربردترین ابزارهایی که می‌توانند راهگشای مدیران و کارمندان در این زمینه باشند بپردازیم.

در حوزه گفت‌وگو و چت با همکاران و ارتباط ویدئویی

در مواقعی که به صورت دورکاری مشغول انجام کارها هستیم قاعدتا نیاز به هماهنگی، همفکری و همکاری با دیگر همکارانمان در شرکت را احساس خواهیم کرد. در ادامه چند برنامه مربوط به گفت‌وگو و چت با همکاران و همچنین ارتباطات ویدئویی پیشنهاد می‌شود.

Microsoft Teams

مایکروسافت تیمز امکان کار در محیط کاری مبتنی بر چت را در Office 365 فراهم می‌سازد. Microsoft Teams قابلیت‌هایی چون جلسات اداری از طریق چت، نوت، آفیس، GitHub ،Planner ،PowerBI و افزونه‌ها و نرم‌افزارهای دیگری را با خود به همراه دارد که باعث می‌شوند تیم‌های اداری کارهایشان را به راحتی به انجام برسانند.

همچنین این نرم افزار از یکپارچگی کاملی با آفیس و اسکایپ (Skype) برخوردار بوده و اپلیکیشن‌های ورد، اکسل، پاورپویت و OneNote نیز در Teams وجود دارند.

دانلود فایل راهنمای کار با نرم افزار Microsoft Teams

Slack

اسلک یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های پیام‌رسان تیمی است. در این نرم افزار محیطی ایجاد شده است تا تیم‌ها را با برنامه‌ها، سرویس‌ها و منابع مورد نیاز آن‌ها برای انجام کار، متصل کند. مکالمات توسط ابزار و سرویس‌هایی که از آن‌ها استفاده می‌کنید یکپارچه خواهد شد. این نرم افزار با بیش از هزار برنامه در کنار یک API قدرتمند، کار را برای تیم‌های پویا تسهیل می‌نماید (توئیتر، گوگل درایو، Mailchimp و Dropbox برخی از این برنامه‌ها هستند). بسیاری از کارهای ساده به صورت خودکار انجام شده و متن آن در Slack برای شما ارسال خواهد شد. Slack کمک می‌کند که فایل‌های خود را به اشتراک گذاشته و چگونگی انجام کارها را به شیوه راحت و با محیطی کاربرپسند، با همکاران خود انجام دهید.

قابلیت‌های کلیدی نرم افزار اسلک عبارتند از: آرشیو با قابلیت جست‌وجو از مکالمات، تصمیمات و کارهای تیم، استفاده از API قدرتمند، قابلیت نصب بر روی سیستم عامل‌‌های مختلف، رابط کاربری ساده همراه با گرافیکی زیبا، نمایش و تنظیمات کاربردی و عالی برای Notification، قابلیت ورود به چند کانال مختلف و تیم‌های جداگانه، قابلیت اشتراک‌گذاری فایل، قابلیت گفت‌وگو و محیط کاربرپسند.

دانلود فایل راهنمای کار با نرم افزار Slack

Output Messenger

Output Messenger یک نرم افزار پیام رسان کاربرپسند، قدرتمند و در عین حال آسان است که برقراری ارتباط بین کاربران یک شبکه را به سادگی میسر می‌سازد. با این نرم افزار می‌توان به سادگی به انجام اموری نظیر برقراری گفت‌وگوی متنی، صوتی و ویدئویی، به اشتراک گذاری دسکتاپ (Desktop Sharing) و انتقال فایل پرداخت و حتی Text Chat و Video Chat را روی وب سایت هم داشت که قابلیتی مفید برای ویدئو کنفرانس‌هایی مبتنی بر وب است. این نرم افزار به سادگی می‌تواند User‌ها و Active Directory را خوانده و در دیتابیس خود ذخیره کند.

برخی ویژگی‌های این نرم افزار عبارتند از: ارتباط و مسنجر از طریق LAN، چت خصوصی و چت گروهی، امکان تماس تصویری، انتقال فایل‌ها، اشتراک گذاری‌ها فایل‌ها و پشتیبانی از چند دستگاه مختلف.

Skype

این برنامه همانند تلفن عمل کرده و دو طرفی که قصد ارتباط با یکدیگر را دارند باید این برنامه را نصب داشته باشند. همچنین در این برنامه امکان برقراری ارتباط تصویری به وسیله دوربین لپ تاپ و موبایل و گفت‌وگوی متنی و حتی انتقال فایل نیز وجود دارد.

برای استفاده از این نرم افزار بعد از نصب برنامه کافیست از طریق نرم افزار در سایت این برنامه ثبت نام کرده و برای خود یک شناسه کاربری شخصی بسازید.

از قابلیت‌ها و ویژگی‌های مهم این نرم افزار می‌توان به موارد زیر اشاره داشت: تماس نامحدود و رایگان در هر نقطه از دنیا با دیگر استفاده‌کنندگان از Skype، قابلیت تماس تصویری، قابلیت چت کردن با بیشتر از 100 نفر در گروه‌های چت، قابلیت Conference call تا چهار نفر به صورت هم‌زمان، توانایی تماس با تلفن عادی (با قیمت مناسب) حتی با کیفیت بهتر از تلفن معمولی، نمایش لیست دوستان و ... .

دانلود فایل راهنمای کاربران نرم افزار Skype

Google duo

Google duo سرویس رایگان شرکت گوگل جهت برقراری تماس‌های ویدئویی می‌باشد. از جمله مزایای این سرویس می‌توان به دریافت صدا و تصویر با کیفیت عالی، مشاهده پیش نمایش ویدئو، جابه‌جا کردن تصویر در طول تماس ویدئویی و استفاده از داده کمتر (مناسب جهت سرعت اینترنت پایین) اشاره کرد. برای استفاده از Duo در چند دستگاه و پلتفرم، باید حساب گوگل داشته باشید.

مدیریت زمان و کنترل ساعات کاری

Toggl

تاگل یکی از پرطرفدارترین نرم‌افزارهای حضور و غیاب است. اپ موبایل این نرم‌افزار نیز به راحتی قابل استفاده بوده و نیازی به دانش فنی خاصی در مورد نرم‌افزارهای کنترل تردد ندارد. این اپ مناسب کسانی است که به نرم افزاری ساده برای کنترل ساعات کاری پرسنل خود نیاز دارند. با اپ حضور و غیاب تاگل می‌توانید داده‌های جدید وارد کرده، داده‌های قبلی را دنبال کنید و به گزارش‌ها دسترسی یابید. این اپ جدای از کنترل تردد، دارای قابلیتی برای افزودن دستی داده‌های ورودی نیز هست. همچنین همه داده‌ها به صورت آنلاین با فضای ابری همگام‌سازی می‌شود.

دانلود فایل چگونگی کار با نرم افزار Toggl

Time Doctor

در واقع با این نرم افزار زمانی که کارکنان صرف امور مختلف می‌کنند را مشاهده می‌کنید و اطمینان حاصل می‌کنید آن‌ها کارامد هستند. در حقیقت طی یک گزارش ساده به شما می‌گوید که کارمندانتان چند ساعت در روز را به پروژه‌ها و وظایف شرکت پرداخته‌اند و چند ساعت از آن را در شبکه‌های اجتماعی به سرگرمی گذرانده‌اند. در صورتی که با سیستم خود به کارهای متفرقه بپردازید این برنامه هشدار می‌دهد و از شما می پرسد آیا این عمل جزو وظایف کاری شما هست یا خیر؟

به‌علاوه، این اپ دارای قابلیت GPS است که به وسیله آن می‌توانید پیشرفت کار خود و پرسنل و روند انجام پروژه‌های خاص را دنبال کنید.

Hub Staff

هاب استف یکی دیگر از پرطرفدارترین ابزارهای کنترل تردد است که به وسیله آن می‌توان تردد و حضور و غیاب پرسنل را مدیریت کرد. رابط کاربری این اپلیکیشن کاملا مشابه نسخه دسکتاپ است و کارکردی یکسان نیز دارد. در این اپ موبایلی کنترل تردد، می‌توانید داده‌های جدیدی وارد کرده و وقت خود را مدیریت کنید. همچنین قابلیت ثبت موقعیت جغرافیایی زمان‌های حضور برای افرادی که خارج از اداره مشغول به کارند نیز وجود دارد.

مدیریت وظایف پروژه

Microsoft Dynamics 365

استفاده از نرم افزار CRM آن هم از نوع تحت وب، می‌تواند گزینه مناسبی برای این شرایط باشد. با توجه به اینکه ثبت تمامی تعاملات کارمندان با مشتریان و سرنخ‌ها در این سیستم صورت می‌گیرد و به دلیل ماهیت تحت وب بودن آن می‌توان از خانه یا محل‌هایی به جز محل کار از آن استفاده نمود، خود ابزار بسیار مناسبی جهت پیشبرد کارها و جلوگیری از اختلال در انجام امور سازمان‌هاست.

از طرفی با توجه به وظایف محول شده به هر بخش از سازمان و همچنین کارمندان آن بخش، می‌توان با توجه به ساختار شکست کار (WBS) این وظایف را به هر یک از آنان تخصیص داده و زمان تحویل کار را مشخص نمود. در نتیجه مدیران هر بخش از سازمان به گزارشات در لحظه‌ای دسترسی خواهند داشت که نشانگر درصد پیشرفت کارها و پروژه‌ها، میزان زمان‌های تخصیص داده شده، رصد دقیق امور محوله، مقدار ظرفیت قابل تخصیص به هر کارمند، آخرین وضعیتی که پروژه در آن قرار دارد و ... خواهند بود.

Todoist

به کمک Todoist می‌توانید از هر جایی به وسیله کامپیوتر، موبایل یا تبلت کارهای خود را مدیریت کنید و این اطلاعات بین دستگاه‌های مختلف به کمک سرویس ذخیره‌‌سازی ابری Todoist‌ به سرعت همگام‌سازی و هماهنگ می‌شود. این برنامه طراحی زیبا و واسط گرافیکی قدرتمندی دارد و با وجود داشتن گزینه‌ها و امکانات زیاد به آسانی می‌توانید با آن کار کنید و کارایی خود را افزایش دهید.

هنگامی که وارد محیط برنامه می‌شوید، در نوار کناری سمت چپ برنامه با رفتن به بخش Today کارهایی را که باید امروز انجام شوند، مشاهده می‌کنید. در پایین همین بخش، کارهای مربوط به هفت روز آینده آمده است. در قسمت دیگری پروژه‌ها قابل تعریف و پیگیری هستند.

آسان‌ترین روش برای مدیریت آن کارها این است که با گوشی، تبلت یا کامپیوتر، Todoist را باز کنید و وارد محیط برنامه ‌‌‌شوید. سپس هر کدام از کارهای مورد نظرتان را با کلیک بر رو علامت + در بالای صفحه برنامه اضافه کنید. ابتدا باید عنوان یا توضیحات خودتان را در مورد آن کار بنویسید و اولویت آن را با کلیک کردن بر روی پرچم‌‌های رنگی تعیین ‌کنید.

فایل راهنمای کار با نرم افزار Todoist

Trello

با استفاده از این برنامه کاربردی می‌توانید به راحتی همه چیز را سازماندهی کنید و برای وظایفی که بر عهده شما گذاشته شده است، برنامه‌ریزی کنید. همچنین قادر هستید از این برنامه به عنوان یک دفتر یادداشت دیجیتالی استفاده کنید تا برای انجام دادن کارهای ضروری خود آماده باشید. ترلو یک ابزار قدرتمند مدیریت از راه دور پروژه بوده و متولیان پروژه، توانایی انجام عملیاتی همچون تعیین اعضا، مشخص‌ کردن وظایف و زمان‌بندی هر کار را دارند. برنامه دارای محیط و رابط کاربری بسیار ساده و روانی می‌باشد که کار کردن با آن را راحت کرده است.

برخی از ویژگی‌های Trello: ساخت چک لیست برای پیگیری وظایف اعضای یک پروژه، قرار دادن نظر برای هماهنگی با دیگر همکاران، اضافه کردن عکس و ویدئو، مشاهده افراد مشغول بر قسمتی از کار گروهی، سازماندهی کارهای روزمره و اداری، ثبت کارهای انجام داده شده در گذشته، ثبت کارهای انجام شونده در آینده و پاسخ سریع به نظرات دیگر افراد حاضر در کار گروهی.

دانلود فایل راهنمای کار با Trello

به اشتراک گذاری و ذخیره‌سازی فایل‌ها

Droppox

Dropbox نام سرویس‌دهنده فضای مجازی می‌باشد که اجازه می‌دهد عکس‌ها و اسناد خود را بر روی اینترنت ذخیره کرده و هر زمان که بخواهید به آن‌ها دسترسی داشته باشید. حتی می‌توانید اسناد و عکس‌های خود را برای سایر افراد به اشتراک بگذارید. قدرت Dropbox در حفظ امنیت فایل‌ها و اسناد بسیار بالاست و می‌توان به راحتی به آن اعتماد کرد.

در ادامه با برخی از ویژگی‌های دراپ باکس آشنا می‌شویم: ارائه 2 گیگابایت فضای رایگان، همگام‌سازی هر نوع فایل با هر حجمی، همگام‌سازی فایل‌های جدید و تغییر یافته، به اشتراک گذاری فایل‌ها، امنیت و سرعت بالا، سازگاری با نسخه‌های مختلف ویندوز و دسترسی به فایل‌های ذخیره شده از طریق کامپیوتر و موبایل.

دانلود فایل راهنمای کار با Dropbox

Google Drive

با گوگل درایو، 15 گیگابایت فضای مجازی روی سرورهای گوگل در اختیار دارید و می‌توانید فایل‌ها، اسناد و مدارک خود را در آنجا ذخیره کرده و به اشتراک بگذارید و در هر زمان و مکانی به آن دسترسی داشته باشید. شرکت گوگل نرم افزار موبایل دسترسی به این سرویس را نیز در اختیار عموم گذاشته است که بدین ترتیب در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانید به گوگل درایو خود دسترسی داشته باشید.

ویژگی‌های Google Drive: ارسال فایل به گوگل درایو به صورت مستقیم، ارسال هرگونه فایل به دوستان خود، دسترسی به فایل‌های اشتراک گذاری شده دیگر، ایجاد و ویرایش اسناد در آن با پشتیبانی از جدول‌ها و غیره، فضای بسیار امن برای فایل‌های شخصی، نمایش فایل‌های PDF و اسناد آفیس، جست‌وجوی کلمات کلیدی در عناوین و محتوا، تنظیم سطح دسترسی دیگران برای مشاهده، نظر دادن یا ویرایش.

دانلود فایل راهنمای کار با Google Drive

همان طور که مشاهده نمودید، برخی از نرم افزارها و ابزارهای مفید جهت دورکاری با قابلیت‌های مختلف، معرفی شدند. اگر تجربه کار با نرم افزار دیگری را دارید با ما در میان بگذارید.

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه های مدیریت