سناریوهای مختلفی را می‌توان به عنوان مثال این امکان نام برد. برای نمونه ارسال ایمیل یادآوری به مالک (Owner) یک فرصت فروش، 7 روز مانده به اتمام مهلت به ثمر رساندن یک فرصت، منقضی نمودن یک سرنخ فروش 3 روز بعد از اتمام مهلت تعیین شده جهت رسیدگی، اطلاع رسانی یک جلسه (Appointment) به کلیه شرکت‌کنندگان دقیقا در 24 ساعت قبل و یک ساعت قبل از شروع جلسه، اطلاع رسانی به Owner یک وظیفه (Task) یک روز قبل از اتمام مهلت، اطلاع‌رسانی به مشتری دو روز مانده تا اتمام اعتبار سفارش پشتیبانی و ... . کلیه موارد فوق تنها مثال‌هایی کاربردی از آنچه است که قابلیت timeSys می‌تواند به CRM سازمان اضافه نماید. به صورت کلی امکان تعریف یک رویداد زمانی جهت اجرای یک Action خاص بر روی هر رکوردی در CRM وجود دارد.
نرم افزار مدیریت رویدادهای زمانی timeSys
نرم افزار مدیریت رویدادهای زمانی timeSys بر بستر نرم افزار CRM شما یا Microsoft Dynamics 365 بوده و قادر است امکان انجام گردش‌های کاری را بر اساس محرک زمان به مجموعه امکانات Dynamics CRM یا Dynamics 365 اضافه نماید. این قابلیت با نصب و راه اندازی راهکار timeSys و سرویس ویندوزی مربوطه فراهم شده و کم‌ترین بار کاری (load) ممکن را بر سرورهای Dynamics CRM یا Dynamics 365 وارد خواهد نمود.
هم اکنون در Dynamics CRM یا Dynamics 365 برخی از سناریوهای زمان‌محور با استفاده از امکان wait until موجود در گردش‌های کاری پوشش داده می‌شود که این راهکار به عنوان یک سناریوی همیشگی نه تنها قابل اتکا نیست بلکه بار زیادی را نیز به سرورهای برنامه وارد نموده و حتی ممکن است عملکرد کلیت برنامه و سایر گردش‌های کاری را نیز با اختلال جدی مواجه سازد. استفاده از افزونه timeSys، علاوه بر ایجاد امکانات به مراتب بیشتر، مخاطره ذکر شده را نیز برطرف خواهد نمود.
وجه تمایز نرم افزار مدیریت رویدادهای زمانی سامانه های مدیریت
-
مدیریت رویدادهای زمانی خاص
تعریف انواع سناریوهای پیچیده مانند تبریک مناسبت‌ها.
-
مدیریت وقوع رویدادهای اطلاع‌رسانی
برای هر نوع سناریوی اطلاع رسانی و یادآوری جهت جلسات، امور مالی، فرآیندهای بازاریابی، فروش و خدمات می‌توان از راهکار timeSys بهره برد.
علاوه بر قابلیت اجرای یک Action مشخص بر روی یک رکورد، امکان اجرای یک Action مشخص بر روی لیستی از رکوردها نیز وجود دارد. این قابلیت در مدیریت امور بسیار کاربردی است و سناریوهای مختلفی را مانند موارد زیر تحت پوشش قرار می‌دهد. اطلاع رسانی هر روز رأس ساعت 8 صبح به متولیان مربوطه کلیه وظایفی که مهلت انجام آن‌ها در روز جاری است، اطلاع رسانی کلیه فاکتورهای پرداخت نشده هر ماه به مشتریان مربوطه در روز 29 اُم هر ماه، یادآوری پرداخت قسط به مشتری در مورد اقساطی که 5 روز به سررسید آن‌ها مانده و تاکنون پرداخت نشده است (در صورت وجود زیرساخت اطلاعاتی مربوطه) و ... . به صورت کلی در این قابلیت نیز می‌توان Action مشخصی را تعریف نموده و در زمان مشخصی (حتی به صورت تکرارشونده، به عنوان مثال روزانه، هفتگی، ماهانه و ...) بر روی لیستی از رکوردها اجرا نمود. لیست رکوردها از طریق تعریف یک Roll up Query به عنوان ورودی گرفته می‌شود. لذا با توجه به استفاده از امکان Roll up Query می‌توان تصور نمود که امکان تعریف هر شرطی بر این اساس برای تعیین ورودی‌ها وجود دارد.
در امکان ذکر شده قبلی ورودی‌های یک Job Schedule بر اساس یک Roll up Query داده می‌شدند. اگرچه استفاده از Roll up Query برای راهبران CRM سازمان بسیار راحت‌تر است ولی ممکن است که برخی سناریوهای خاص یا پیچیده را پوشش ندهد. به منظور پوشش این سناریوها امکان تعریف SQL Query جهت تعیین رکوردهای ورودی مورد نظر جهت اجرای Action مربوطه فراهم شده است. به عنوان مثال سناریوهایی مانند ارسال تبریک تولد به مشتریان در روز تولد، امکان ارسال تبریک به مناسبت سالگرد پیوستن یک مشتری به شرکت و ... از این طریق فراهم می‌شود.
معماری راهکار رویدادهای زمانی timeSys به گونه‌ای طراحی شده است که امکان نصب سرویس ویندوزی آن بر روی سروری متفاوت از سرورهای Dynamics CRM یا Dynamics 365 وجود داشته باشد. با این سناریو حداقل بار بر روی سرورهای عملیاتی اصلی مجموعه CRM سازمان وارد خواهد شد.
امکاناتی بر روی هر Job Schedule تعریف شده در timeSys تعبیه شده است تا در صورت بروز هرگونه خطا علاوه بر ثبت خطای مربوطه، سناریوی مقابله با آن نیز پیش‌بینی شده باشد و به عنوان مثال تا چند مرتبه مجدد تلاش جهت انجام عملیات مربوطه انجام شود.
بر روی هر Job Schedule در راهکار مدیریت رویدادهای زمانی timeSys می‌توان زمان شروع و انقضاء تعریف نمود تا در هنگام اجرای عملیات‌های بزرگ از این طریق، ملاحظات زمانی مربوطه نیز در نظر گرفته شود.
با استفاده از این قابلیت پر کاربرد می‌توان انواع ذی‌نفعان (شامل Account ،Contact ،Lead یا User) یک فیلد Activity Party را تفکیک نموده و بر روی هر نوع Action مشخصی اجرا نمود. به عنوان مثال اطلاع رسانی به اشخاص موجود در فیلد Required Attendees بر روی یک جلسه، 4 ساعت مانده به زمان شروع جلسه.
