چگونگی ارتقا به داینامیک 365

اگر از کاربران نسخه‌های قدیمی‌تر داینامیک سی آر ام هستید احتمالا به فکر ارتقا به نسخه‌های بالاتر افتاده‌اید. در حال حاضر آخرین نسخه این نرم افزار قدرتمند، داینامیک 365 نام دارد که در سال 2017 نسخه کامل آن عرضه شده است. اما اینکه چه زمانی باید این ارتقا صورت پذیرد؟ چه نوع چالش‌هایی ممکن است در هنگام تغییر از نرم افزار داینامیک قدیمی به نسخه جدید پیش بیاد؟ این ارتقا چه هزینه‌هایی را در بر خواهد داشت؟ ما در ادامه این مطلب به این سؤالات پاسخ خواهیم داد.

اگر شما تصمیم به مهاجرت از نسخه‌های قدیمی‌تر داینامیک (مانند Dynamics AX یا Dynamics CRM) به داینامیک 365 را دارید، احتمالا چند سؤال در مورد روند انجام کار، هزینه‌ها، چگونگی انجام عملیات و زمان این کار خواهید داشت.

بیشتر بخوانید: نرم افزار CRM

ارتقا از داینامیک CRM به داینامیک 365 چگونه صورت می‌گیرد؟

برای ارتقا از مایکروسافت داینامیک CRM به مایکروسافت 365 بسته به اینکه در حال حاضر از کدام نسخه‌های داینامیک CRM استفاده می‌کنید مسیر متفاوتی را در پیش خواهید داشت.

به عنوان مثال، اگر شما یک کاربر Dynamics CRM هستید و قصد ارتقا به نسخه 365 را دارید این کار مرحله به مرحله صورت خواهد گرفت به نحوی که باید نسخه جدیدی از Dynamics CRM را اجرا کنید تا به Dynamics 365 برسید؛ بنابراین اگر شما در حال حاضر از Dynamics CRM 2011 استفاده می‌کنید، قبل از اینکه بتوانید به Dynamics 365 ارتقا یابید، باید نرم افزار خود را در ابتدا به نسخه CRM 2013، سپس SP1 2013، در گام بعد نسخه 2015 و در نهایت به نسخه داینامیک CRM 2016 به‌روز کنید.

به عبارت دیگر قبل از هر چیز ابتدا باید به نسخه 2016 ارتقا دهید و سپس به نسخه‌های بالاتر بروید.

بنابراین، اگر شما نسخه اخیر Dynamics را اجرا می‌کنید، می‌توانید مسیر ارتقا را به Dynamics 365 دنبال کنید، جایی که داده‌ها (نوع، حجم و روابط داده‌ها) و سفارشی‌سازی‌های شما به محیط جدید منتقل می‌شوند. 

این یک واقعیت است که کسب‌وکارهایی که از نسخه‌های نسبتا جدید استفاده می‌کنند احتمالا انگیزه کمتری برای ارتقا خواهند داشت بنابراین بیشترین سوئیچ‌ها ممکن است از نسخه‌های پایین‌تر باشد که می‌بایست از روند اشاره شده در فوق کمک گرفت. البته این نکته بسیار مهم را کسب‌وکارها در نظر داشته باشند که اگر هم اکنون از یک نسخه جدیدتر استفاده می‌کنند فرایند ارتقای آنها به داینامیک 365 سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر خواهد بود و شاید این نکته توجیه کننده تصمیم به ارتقا باشد.

یکی از چالش‌هایی که عموما در ارتقا از نسخ پایین‌تر به نسخ بالاتر به وجود می‌آید به صورت مستقیم به میزان سفارشی سازی صورت گرفته در پیاده سازی فرایندهای کسب‌وکار سازمان‌ها بر می‌گردد. هر چقدر سفارشی سازی‌ها به صورت استانداردتر و منطبق بر منطق، الزامات و استانداردهای این پلتفرم صورت گرفته باشد فرآیند ارتقا به نسخ بالاتر را سریع‌تر و کم‌هزینه‌تر خواهد کرد. اما در صورتی که سفارشی سازی‌ها به صورت غیراستاندارد و با عدم رعایت منطق و الزامات این پلتفرم صورت گرفته باشد می‌تواند ضمن تحمیل هزینه های بیشتر منجر به سفارشی سازی مجدد راهکار سازمان شود.  

ارتقا به Dynamics 365 چقدر زمانبر است؟

متأسفانه، جواب قطعی برای این سؤال وجود ندارد. مقدار زمان لازمه برای مهاجرت به طور کامل، بستگی به این نکته دارد که در حال حاضر از کدام نسخه استفاده می‌شود، چه تعداد از کاربران درگیر نرم افزار هستند و اینکه چه میزان سفارشی‌سازی در نسخه‌های قدیمی از نظر پیاده سازی فرایندهای کسب‌وکار و گزارش‌ها برای شما صورت گرفته است.

آیا می‌توانم سفارشی‌سازی‌های خود را در هنگام ارتقا داشته باشم؟

پاسخ این سؤال نیز به طور مستقیم بستگی به نسخه‌ای که در حال حاضر استفاه می‌شود و میزان و چگونگی سفارشی سازی راهکارها خواهد داشت. 

پایه و اساس بسیاری از برنامه‌های قدیمی مایکروسافت داینامیکز در طول زمان به طور قابل توجهی تغییر کرده است، بنابراین برخی از تنظیمات قدیمی ممکن است در قالب فعلی، ناسازگار با داینامیکز 365 باشند یا با ویژگی‌های جدید بومی آن منطبق نباشند.

اگر سفارشی‌سازی زیادی دارید، ابتدا باید برآوردی داشته باشید از اینکه آیا واقعا نیاز دارید که آن را به نسخه جدید منتقل کنید. شما ممکن است دریابید که قابلیت‌های اضافه شده در داینامیک 365 نیاز به برخی از سفارشی‌سازی‌ها را برطرف می‌کند؛ داینامیک 365 امکانات زیادی را مهیا ساخته است و با بسیاری از برنامه‌ها و سرویس‌های دیگر یکپارچه می‌شود که به طور نسبی نسخه‌های قدیمی‌تر این ویژگی‌ها را ندارند.

با این حال، اگر هنوز معتقد هستید که سفارشی‌سازی‌ها می‌بایست وجود داشته باشد، ممکن است نیاز به توسعه مجدد داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که آنها در محیط جدید خود به درستی کار می‌کنند. با توجه به نیازهای شما و نوع کارایی که شما از سفارشی‌سازی مجدد نیاز دارید قبل از شروع مهاجرت، با مشاور یا شرکت پیمانکارتان خود در این زمینه مشورت کنید.

در مورد گزارش‌های فعلی چه اتفاقی خواهد افتاد؟

به طور مشابه با موضوع سفارشی‌سازی، این که چگونه گزارشات در ارتقا به Dynamics 365 قابل پیاده سازی است، بستگی به چگونگی راه کار گزارشات موجود شما خواهد داشت. ابزار و ساختار داده نرم افزار Dynamics در طول زمان به‌روز شده است، بنابراین برخی از گزارش‌های نسخ قدیمی که پیاده سازی آنها با مشکل مواجه می‌شد در نسخه داینامیک 365 با سهولت بیشتری قابل دستیابی است.

با استفاده از ابزارهای جدید و هوشمند Dynamics 365، امکان ایجاد گزارشات متعدد و متنوعی برای کاربران فراهم شده است و این موضوع یکی دیگر از جذابیت‌های مهاجرت به نسخه 365 است.

آیا امکان برگشت به نسخه قدیمی‌تر وجود خواهد داشت؟

بله اکنون این امکان برای کاربران فراهم است که در صورت نیاز به استفاده مجدد از سیستم قبلی، دوباره به آن بازگردند. بنابراین اگر به هر دلیلی تصمیم بگیرید که استقرار Dynamics 365 برای شما کاربرد ندارد، می‌توانید به نسخه پیش فرض تغییر دهید. مایکروسافت برنامه‌ای برای تسهیل این حرکت، به نام Software Assurance Reattach دارد.

ارتقا به داینامیک 365 چقدر هزینه خواهد داشت؟

با توجه به روند اشاره شده مبنی بر ارتقای مرحله به مرحله، قطعا این کار دارای هزینه خواهد بود، اما معمولا برای متقاضیان اولیه، معامله‌ای خوب است که باعث کاهش قابل توجه هزینه‌های مربوطه شود.

مایکروسافت در سال 2019، انگیزه‌های ارتقا به نسخه‌های بالاتر را افزایش می‌دهد تا کاربرانی را که مایل به تغییر هستند را تشویق کند.

هزینه‌های به‌روزرسانی راه حل شما، بسته به نوع نسخه‌ای که در حال حاضر با آن کار می‌کنید، تعداد کاربران و میزان داده‌ها و اطلاعاتی که می‌خواهید به راه حل جدید خود متصل شوید متفاوت خواهد بود.

چگونه می‌توانم خود را برای ارتقا به Dynamics 365 آماده کنم؟

داینامیک 365 طیف وسیعی از ابزارها را ارائه می‌دهد و فرصت‌های زیادی برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار فراهم می‌کند، اما هر سازمان نیازهای مختص به خود را داراست؛ بنابراین کار کردن با آنچه که نیاز دارید دقیقا قبل از اینکه با نرم افزار جدید خود شروع به کار کنید، به شما کمک می‌کند تا با محیط بیشتر و بهتر آشنا شوید که در نهایت یک نرم افزار Dynamics 365 که به بهترین شکل مناسب سازمان شما است را فعال کنید.

چالش برنامه‌های یکپارچه با داینامیک CRM چگونه حل خوهد شد؟ 

در صورت ارتقا به داینامیک 365 نرم افزارها یا راهکارهایی که در یکپارچگی با نسخه قبلی قرار داشتند چه خواهند شد؟ آیا نرم افزارها یا راهکارهایی که در حال حاضر با نسخه فعلی کار می‌کنند با نسخه جدید هم سازگاری خواهند داشت یا اینکه نسخ جدید آنها عرضه شده است؟

شما ممکن در نسخه حال حاضر از نرم افزارهایی که مدیریت تماس‌های تلفنی، سیستم فارسی ساز، زبان و تقویم شمسی، مدیریت پیام رسان تلگرام، اپ موبایل، مدیریت پیامک، مدیریت فکس، بازاریابی ایمیلی و پورتال سازمانی را انجام می‌دهند استفاده کنید و یکی از چالش‌ها این است که این نسخ هم رشد کرده باشند. بنابراین قبل از ارتقا باید از پیمانکاران بخواهید، نسخ سازگار و جدید نرم افزار خود را که به موازات ارتقای پلتفرم ارتقا یافته‌اند را به شما ارائه دهند. بدیهی است که در صورت عدم ارائه نسخ ارتقا یافته، به احتمال زیاد نسخ قدیمی با آنها سازگار نخواهند بود یا اینکه با برخی مشکلات روبرو خواهند شد. بنابراین ارتقای نرم افزارها و راهکارهایی که در یکپارچگی با داینامیک 365 صورت گرفته‌اند باید به موازات ارتقا با پلتفرم صورت گیرد.

قبل از شروع فرآیند ارتقا به نسخه داینامیک 365 ابتدا به سؤالات زیر پاسخ دهید:

1- چقدر اطلاعات از سیستم قبلی برای وارد کردن به نسخه جدید دارید؟

2- آیا تنظیمات مورد نیاز برای انتقال انجام شده است؟ آیا این قابلیت‌ها توسط این تنظیمات فعال شده توسط Dynamics 365 پشتیبانی می‌شوند؟

3- آیا نسخه خام Dynamic 365 پاسخگو خواهد بود یا اینکه نیاز به سفارشی‌سازی خواهد داشت؟ اگر نیاز به سفارشی سازی داشته باشد میزان سفارشی سازی چقدر خواهد بود؟

4- در حال حاضر تعداد کاربران شما چند نفر است؟ راه حل‌های جدید تا چه حد مورد نیاز است و در چه سطح؟

5- چقدر فضای ذخیره‌سازی نیاز دارید؟ آیا نیاز به افزایش فضای اضافی خواهید داشت؟

ترجمه و تألیف: محمد حمیدیان، عادل پورقنبر

منبع: مجموعه مقالات شرکت سامانه‌های مدیریت